各部門、交易主體、采購代理機構(gòu)：

為進(jìn)一步加強呼和浩特市政府采購檔案管理工作，做到采購全過程留痕可追溯，內(nèi)蒙古自治區(qū)財政廳制定了《內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購檔案管理辦法》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。

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呼和浩特市公共資源交易監(jiān)督管理局

2023年12月14日

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內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購檔案管理辦法

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第一章??總??則

第一條?為了加強政府采購檔案管理，規(guī)范檔案歸集、管理工作，有效利用政府采購檔案，提高政府采購檔案信息化建設(shè)水平，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)規(guī)定，結(jié)合自治區(qū)實際，制定本辦法。

第二條?自治區(qū)各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織（以下統(tǒng)稱采購人）、采購代理機構(gòu)、財政部門對政府采購檔案的歸集、管理、利用、銷毀、信息化建設(shè)、監(jiān)督管理等活動，適用本辦法。

第三條?本辦法所稱政府采購檔案是指采購人、采購代理機構(gòu)在進(jìn)行政府采購活動過程中形成的，具有查考、利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的檔案資料，包括通過信息化系統(tǒng)形成的電子政府采購檔案。

第四條?內(nèi)蒙古自治區(qū)財政廳負(fù)責(zé)對全區(qū)政府采購檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

各級財政部門負(fù)責(zé)管理本級政府采購檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)政府采購檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

采購人負(fù)責(zé)對采購代理機構(gòu)代理的本單位政府采購項目檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條?政府采購檔案實行“誰采購、誰負(fù)責(zé)”的原則。各采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)加強政府采購檔案管理，建立和落實檔案工作責(zé)任制，明確檔案工作歸集、保管、利用和銷毀責(zé)任。?

第二章??政府采購檔案歸集

第六條?采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時將政府采購檔案進(jìn)行歸集，歸集時應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）政府采購檔案必須規(guī)范完整、內(nèi)容齊全；

（二）檔案資料中的簽名、印章等真實有效；

（三）政府采購檔案資料除特殊情況外均應(yīng)為原件；

（四）采用電子檔案方式保存的，應(yīng)確保電子資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名，并可正常讀取。

第七條?政府采購檔案應(yīng)按照《政府采購項目應(yīng)歸檔文件資料清單》歸集，包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）采購預(yù)算、采購意向、采購需求管理、采購計劃、采購方式變更審批、單一來源采購公示、采購進(jìn)口產(chǎn)品審核、委托代理協(xié)議等前期文件資料；

（二）采購文件及其澄清或修改、采購公告、中標(biāo)（成交）通知書、答疑等文件資料；

（三）投標(biāo)（響應(yīng)）文件及其補充、修改內(nèi)容、撤回記錄、投標(biāo)人資格審查、開標(biāo)記錄和錄音錄像等文件資料；

（四）專家抽取、采購人代表授權(quán)、評審過程及評審報告等評審文件資料；

（五）采購合同及其補充、修改、中止或終止、履約驗收、資金支付等文件資料；

（六）質(zhì)疑及答復(fù)、投訴處理等文件資料；

（七）其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關(guān)的文件資料。

第八條?由采購代理機構(gòu)歸集的政府采購檔案，采購人、采購代理機構(gòu)簽訂委托協(xié)議時，可在協(xié)議中明確由采購代理機構(gòu)負(fù)責(zé)歸集的政府采購檔案范圍及移交時間。

第九條?通過政府采購電子賣場、零星采購、緊急采購、涉密采購等開展的政府采購活動檔案，由采購人根據(jù)預(yù)算單位政府采購活動內(nèi)部控制制度自行歸集。

第十條?通過內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購云平臺完成的政府采購活動，采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)在電子化采購活動結(jié)束之日起15個工作日內(nèi)登錄電子交易系統(tǒng)下載政府采購項目電子化交易全過程檔案，并進(jìn)行歸集。

其他未在電子交易系統(tǒng)記錄保存的檔案資料，由采購人、采購代理機構(gòu)自行歸集。?

第三章??政府采購檔案管理

第十一條?采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)將歸集的政府采購檔案及時移交、歸檔，集中管理，妥善保存。應(yīng)確保所有檔案資料文件能夠正常調(diào)閱，任何個人或單位不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

禁止篡改、損毀、偽造、變造、隱匿政府采購檔案。禁止擅自銷毀政府采購檔案。

第十二條?采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全本單位政府采購檔案管理制度，確定本單位政府采購檔案管理職責(zé)分工；配備適宜政府采購檔案保管必要的場所、設(shè)施、設(shè)備；采用先進(jìn)技術(shù)歸集、整理、保管政府采購檔案，實現(xiàn)政府采購檔案管理的現(xiàn)代化。

第十三條?政府采購檔案從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。

第十四條?采購人政府采購歸口管理部門，應(yīng)當(dāng)及時將歸集的政府采購檔案移交至本單位檔案管理部門。移交時，應(yīng)當(dāng)編制政府采購檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的政府采購檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)政府采購檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子政府采購檔案移交時，移交人員應(yīng)確保文件的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性。特殊格式的電子政府采購檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

交接政府采購檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照政府采購檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接。交接完畢后，交接雙方應(yīng)當(dāng)在移交清冊上簽名或蓋章。

第十五條?采購人因機構(gòu)改革撤并或其他原因而終止的，其政府采購檔案應(yīng)及時移交負(fù)有相關(guān)職責(zé)的采購人或上級部門。

采購人分立后原單位存續(xù)的，其政府采購檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理，其他方可以調(diào)閱、摘錄、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的政府采購檔案。

采購人分立后原單位撤銷的，其政府采購檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以調(diào)閱、摘錄、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的政府采購檔案。

采購人合并后原各采購人撤銷或者一方存續(xù)其他方撤銷的，各原采購人的政府采購檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的采購人統(tǒng)一保管。采購人合并后各原采購人仍存續(xù)的，其政府采購檔案仍應(yīng)當(dāng)由各原采購人保管。

第十六條?采購代理機構(gòu)負(fù)責(zé)歸集的政府采購檔案，如委托代理協(xié)議中約定移交時間的，按照約定執(zhí)行。未約定的，移交時間應(yīng)當(dāng)在采購活動結(jié)束之日起30日內(nèi)完成。如有特殊或不可預(yù)見情況，雙方經(jīng)協(xié)商可適當(dāng)延長。

第十七條?采購代理機構(gòu)因故合并的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定將政府采購檔案移交新成立的采購代理機構(gòu)；采購代理機構(gòu)因故分立的，應(yīng)當(dāng)自行協(xié)商由分立的一家采購代理機構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購檔案管理；采購代理機構(gòu)因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，應(yīng)當(dāng)及時將政府采購檔案整理并移交采購人。?

第四章??政府采購檔案利用和銷毀

第十八條?政府采購檔案的利用，包括對政府采購檔案的調(diào)閱、摘錄和復(fù)制等。

第十九條?財政部門、審計、巡視（察）、司法、紀(jì)檢監(jiān)察等部門因工作職責(zé)需要調(diào)閱、摘錄或復(fù)制政府采購檔案的，采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)按單位內(nèi)部控制管理要求予以提供，并履行登記手續(xù)。

第二十條?檔案利用者應(yīng)對調(diào)閱、復(fù)制、摘錄的政府采購檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé)，不得篡改、損壞、傳播、轉(zhuǎn)借等。

第二十一條?采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對已到保存期限的政府采購檔案進(jìn)行鑒定，并形成政府采購檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的政府采購檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保存期限；對保存期滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的政府采購檔案，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。

第二十二條?保存期滿的政府采購檔案，經(jīng)鑒定可以銷毀的，應(yīng)按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并編制銷毀清冊，列明擬銷毀政府采購檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容；

（二）銷毀意見應(yīng)報本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；

（三）單位檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)組織政府采購檔案銷毀工作，并與政府采購歸口管理部門等相關(guān)內(nèi)設(shè)機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在政府采購檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照政府采購檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名或蓋章。

??????第五章??政府采購檔案信息化建設(shè)

第二十三條?鼓勵采購人、采購代理機構(gòu)逐步加強政府采購檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)政府采購檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的安全保存和有效利用，規(guī)范政府采購檔案信息化管理。

第二十四條?采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子政府采購檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、政府采購電子化系統(tǒng)等相互銜接，確保電子政府采購檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第二十五條?電子政府采購檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠有效接收、管理、利用電子政府采購檔案，符合電子檔案的長期保管要求，建立電子政府采購檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)政府采購檔案的檢索關(guān)系。

第二十六條?采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子政府采購檔案備份制度，有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞、篡改。

第二十七條?電子政府采購檔案與傳統(tǒng)載體政府采購檔案具有同等效力。?

第六章??監(jiān)督檢查

第二十八條?各級財政部門應(yīng)依法加強政府采購檔案監(jiān)督檢查工作，依照法律、法規(guī)有關(guān)政府采購檔案管理的規(guī)定，對采購人、采購代理機構(gòu)的政府采購檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第二十九條?采購人、采購代理機構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法接受并配合政府采購監(jiān)督管理部門對其政府采購檔案的監(jiān)督檢查，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)按要求及時予以整改。

第三十條?采購人、采購代理機構(gòu)發(fā)現(xiàn)本單位存在政府采購檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時采取補救措施，消除安全隱患。

第三十一條?政府采購監(jiān)督管理部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學(xué)、公正、嚴(yán)格、高效，不得利用職權(quán)謀取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私。?

第七章??法律責(zé)任

第三十二條?采購人、采購代理機構(gòu)拒絕有關(guān)部門依法實施監(jiān)督檢查的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十一條規(guī)定進(jìn)行處理。

第三十三條?采購人、采購代理機構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十六條規(guī)定處理。采用招標(biāo)方式實施的政府采購項目，采購人、采購代理機構(gòu)未妥善保存采購文件的，依照《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第七十八條規(guī)定處理。?

第八章??附??則

第三十四條?本辦法由內(nèi)蒙古自治區(qū)財政廳負(fù)責(zé)解釋。

第三十五條?限額標(biāo)準(zhǔn)以下的采購活動，相關(guān)檔案管理可參照本辦法執(zhí)行。

第三十六條?本辦法自公布之日起施行。如遇國家有關(guān)規(guī)定調(diào)整，本辦法規(guī)定與國家有關(guān)規(guī)定不一致的，按照國家規(guī)定執(zhí)行。